複雑なワークフロー設計と中長期を見据えた“導入支援のプロ”として伴走！SmartDBによる内製化の成功事例。
クリーク･アンド･リバー社様
情報推進部 部長 大江様
同 システム開発セクション セクションマネージャー 永久保様、町田様
システムを内製化して、ベンダー依存から脱却へ
― 貴社の事業内容や沿革についてご紹介下さい
弊社は、「プロフェッショナルの生涯価値の向上」と「クライアントの価値創造への貢献」という2つのミッションを掲げ、クリエイターをはじめとするプロフェッショナルの支援を行っている企業です。
弊社の特徴は、会長自身が映像ディレクターとして活動していた経験から事業がスタートしたという点にあります。当初は映像業界を中心に、フリーランスのADやディレクターなどの方々が、制作に専念できるようにサポートするエージェンシー事業（派遣・紹介）から始まりました。現在では国内のテレビ番組の約半数に関わるまでに成長しています。
事業領域は映像にとどまらず、広告、ゲーム、建築など多岐にわたります。ビジネスモデルもエージェンシー事業に加え、プロデュース事業（開発・請負）、ライツマネジメント事業（知的財産の企画開発・流通）と広がり、社員や業務委託といった雇用形態を問わず、プロフェッショナルの価値向上を最優先に考えた事業展開を行っています。
― SmartDB利用前はどんな課題がありましたか?
弊社では、2017年からスクラッチで開発した基幹システムを使用していました。このシステムにワークフロー機能のエンジン部分を組み込み、AWS上で運用していましたが、いくつかの課題を抱えていました。
2023年頃、基幹システムをSalesforceに移行する大規模なプロジェクトが立ち上がり、それに伴ってワークフローシステムも見直す必要が生じました。選定から切り替え完了まで1年という限られた期間での対応が求められる状況でした。
当時抱えていた最も大きな課題はメンテナンス性の低さでした。スクラッチで開発されたシステムであるため、インフラのOSやデータベースのバージョンアップ、法改正対応などの機能改修を全て外部ベンダーに依頼する必要がありました。
さらに、開発スピードの遅さも課題となっていました。承認経路を一つ変更するような軽微な修正であってもベンダーへの依頼が必要で、対応に1ヶ月程度かかることもありました。プロフェッショナル人材を多数受け入れる同社では、組織変更や所属変更が通常より多く、また消費税率変更などの法改正への迅速な対応も求められていたため、非常に大きな課題となっていました。
データ連携、内製化、複雑なワークフロー設計。すべてが可能だったSmartDB
― SmartDBを選定された理由を教えて下さい
システム移行にあたって、単にワークフロー機能が充実しているだけでなく、他システムからのデータ取得が可能であることが重要なポイントでした。
実際に製品選定をするにあたっては、4つのポイントを重視しました。
1つ目は、Salesforceとのデータ連携が可能であることです。
基幹システムがSalesforceに移行するため、API連携によってデータを取得し、ワークフローで活用できることが必須条件でした。
2つ目は、 旧システムで実施していたワークフロー機能を踏襲できる点です。
スクラッチシステムにワークフローを組み込んでカスタマイズしていたため、非常に複雑な処理を行っていました。
1年という開発期間の制約もあり、業務フローを大きく見直す時間的余裕がなかったため、旧システムの運用を極力踏襲できる製品を探していました。
3つ目は、内製化が可能であることです。
これまで外部ベンダーに依存していた修正作業を、社内メンバーである程度対応できるようにしたいという強い要望がありました。
4つ目は、インフラのメンテナンスをしなくて良いことです。
以前はAWSを利用していましたが、OSやRDSのバージョンアップといったインフラメンテナンスの工数を削減したいという狙いがありました。
製品選定において、Salesforceと連携できるワークフローツールは限られており、また複雑な業務機能を踏襲できる製品もほとんど見つかりませんでした。
そんな中で、SmartDBは、Salesforceとの連携実績が豊富であり、さらに導入前の提案段階で実際の業務イメージをモックで確認することができました。この段階で「これならいける」という判断ができたことが、SmartDB選定の決め手となりました。
複雑ワークフローの設計と、中長期的な利用を見据えた初期導入は、プロに頼みたかった
― アクロスに導入支援をご依頼いただいた理由を教えて下さい
SmartDBの導入が決定した後、旧システムの機能をSmartDBで踏襲できることは確認できていましたが、実際の開発を進めるにあたっていくつかの不安がありました。
まず、開発経験の不足です。SmartDBのオンボーディングプログラムで基本的な開発手法は学習できるものの、複雑な業務フローを実装するにはSmartDBを熟知していないと難しいと感じていました。チームのメンバー全員がSmartDBを初めて使う状態でのスタートとなるため、開発のハードルは高いと判断しました。
次に、中長期を見据えたルール決めの重要性を認識していました。新規システムの導入においては、初期の規約決めやネーミングルールの整備が重要であることを理解しており、最初にきちんとベースを固めないと、後々様々な問題が発生することが予想されました。
さらに、対象となる帳票が50近くあり、内製のメンバーだけでは開発リソースが不足している状況でした。
このような不安をSmartDBの開発元であるドリーム・アーツ社に相談したところ、アクロスさんを紹介いただきました。
紹介後のやり取りで、開発ルールの整備や過去の機能を踏襲するためのテンプレート化など、プロジェクト開始前に十分な準備内容を提示していただいたことで、納得して依頼することができました。
迅速、丁寧、前向きな提案が、「さらに相談したい」というモチベーションに
― 導入中のやり取りについて、アクロスの対応はいかがでしたか?
契約前の段階ですが、50の帳票すべてをアクロスさんに依頼するのではなく、主要な帳票だけを作成していただき、それをベースに社内メンバーがコピーや流用しながら開発を進めるという進め方を提案してもらいました。
また、費用面では、旧システムの設計書を流用するなど、コスト圧縮のための具体的な提案をいただきました。既存のリソースを活用しながら新システムへの置き換えを行うという視点で、丁寧に見積もりを作成していただいたことで、納得できる費用感で契約することができました。
プロジェクトが始まってからは、プロジェクトのチームメンバーはSmartDBをまったく触ったことがない状態からのスタートでしたが、アクロスさんで準備していただいたルールやテンプレートがあったため、スムーズにスタートすることができました。
開発中は、しつこいほど多くの質問をさせていただきましたが、常に迅速に対応していただき、回答も初心者にわかりやすい形で説明してくれました。
特に印象的だったのは、こちらでは気づくことができなかった課題や問題点を指摘してくれたことです。例えば、開発環境から本番環境に切り替える際、本番用の設定に変更する作業でモレが発生すると、本番リリースがうまくいかないリスクがあります。
このような課題に対して、開発と本番を簡単に切り替えられる機能を提案・実装していただき、安全に本番リリースできる環境を整えていただきました。
また、「こういったことできますか?」といったざっくりとした質問に対しても、できるかできないかを明確に回答していただき、できない場合でも代替案を提示してくれました。前向きな姿勢で一緒に解決策を考えてくれる対応が非常にありがたかったです。
例えば、本稼働後、予算管理の仕組みを新たに構築したいという相談をしました。事前申請と支払金額の差異チェックを行い、差異があればエラーにするといった機能を実装したいという、かなりざっくりとした相談でしたが、SmartDBのダイナミックブランチ機能の活用を提案していただきました。
さらに、実際にデモ画面まで作成して「こういった形でどうでしょうか?」と提示してくれたため、実装イメージを明確につかむことができ、その後の開発が非常にスムーズに進みました。
移行前の課題はすべて解決。それだけに留まらなかったSmartDB導入のメリット
― 導入後、結果はいかがでしたか?
旧システムからの移行はスムーズに完了し、本稼働から1年以上が経過した現在も、大きな問題は発生せず安定稼働しています。
移行前の最大の課題だった内製化も実現することができました。軽微な修正については社内で完全に対応できるようになり、大半の問題は社内で調査・解決できる体制が整いました。
大規模な開発についてはアクロスさんに依頼することもありますが、日常的な改善要望には短期間で対応できるようになりました。
これにより、社内からの改善要望が以前より出しやすくなり、改善サイクルが加速しています。ユーザー部門からの要望に迅速に対応できることで、より使いやすいシステムへと進化を続けています。
想定していなかったメリットとして、導入当初は使うつもりがなかった機能も、試してみると活用できることがわかりました。
例えば、通知機能の強化です。旧システムでは通知機能が弱く、承認依頼がきても放置されてしまうケースがありました。SmartDBでは、承認依頼が来たらメールで通知する機能を実装し、承認業務の滞留を防ぐことができました。
また、Microsoft Teamsとの連携も実現しました。ワークフローが特定のステップに到達したらTeamsに通知し、そこからPower Automateで台帳を自動更新するという仕組みを構築しました。
弊社では、プロフェッショナル人材の入社や異動が一般企業より多く、情報管理部門での作業負担が大きかったのですが、この仕組みにより正確かつ迅速な処理が可能になりました。
これらの新機能の発見と実装により、SmartDBの可能性を実感しながら、継続的な改善を進めています。
ワークフローのその先へ。SmartDBの可能性を最大限引き出す伴走パートナーとして期待しています
― 今後、アクロスと一緒に取り組みたいことや期待されることがありましたら教えて下さい
SmartDBを導入するにあたって重視していたポイントの一つが、他システムとのデータ連携です。今後はこの領域を重点的に強化していきたいと考えています。
具体的には、他システムからデータをSmartDBに取り込んで処理を行うなど、データ連携ツールを活用しながらシステム全体を拡大していく構想を持っています。この取り組みについて、アクロスさんと協力しながら進めていきたいと考えています。
さらに、SmartDBは単なるワークフローツールではなく、もっと様々な用途に使えるプラットフォームだと考えています。現在も、Salesforceとの連携強化や社内ポータルとの連携など、やりたいことが数多くあります。
アクロスさんは様々な企業との取引をされていると思いますので、その総合力を活かして、「こういったツールがある」「こういったソリューションがある」といった提案をいただけると非常にありがたいです。
最後に、アクロスさんは、様々なことを相談したときに、迅速かつ前向きな回答をいただけることが大きな強みだと感じています。
「できません」だけで終わらず、代替案を提示してくれる姿勢は、これからも新しいアイデアを相談しやすい環境につながっていくと思います。
今後も、SmartDBの可能性を最大限に引き出すため、アクロスさんと一緒に新しい挑戦を続けていきたいと考えています。